Projektmanagement

Antragstellung und Abrechnung

Nachfolgend sind alle relevanten Informationen rund um die Themen der Antragstellung und Finanzverwaltung zusammengefasst. Da das Projekt ParticiPate mit öffentlichen Mitteln gefördert wird, gibt es ein standardisiertes Antragstellungs- und Abrechnungsverfahren, das wir befolgen müssen. Nehmen Sie sich bitte Zeit und lesen Sie die nachstehenden Informationen genau durch.  

Für die Antragstellung benötigen wir:

(1) den ausgefüllten und unterschriebenen Projektantrag mit

(2) dem Finanzplan, der alle Kosten detailliert aufschlüsselt.

Orientieren Sie sich bitte bei der Antragstellung anhand des Readers (s. unten). Bitte schicken Sie uns Ihren Antrag und den Finanzplan zweifach: Einmal im Vorab per Mail und im zweiten Schritt – nach der Bewilligung  – im Original per Post. Beachten Sie, dass wir für die Freigabe Ihrer Aktionen ca. 1- max. 2 Wochen benötigen und schicken Sie uns Ihren Antrag mit dem Finanzplan immer rechtzeitig. 

 Für die  Abrechnung nach einer stattgefundenen Aktion benötigen wir:

(1) den Sachbericht, der einen Rückblick auf die Aktion gibt,

(2) den Verwendungsnachweis, der wie der Finanzplan aufgebaut ist, aber die tatsächlich ausgegebenen Mittel beinhaltet,

(3) eine Belegliste, in der Sie alle Belege auflisten (Rechnungen, Quittungen, Kassenbons, etc.),

(4) alle Belege (Rechnungen, etc.) im Original, und

(5) eine Teilnehmerliste, in der Sie als Organisator/innen aufgeführt sind, sowie die Beteiligten an Ihrer Aktion.

WICHTIG: Bei der Erstellung des Finanzabschlusses, bestehend aus o.g. Unterlagen, achten Sie bitte außerdem auf die FAQ Abschlussbericht. So müssen z.B. alle Rechnungen bei Ihren Bestellungen/Anschaffungen auf das Avicenna-Studienwerk e.V. ausgestellt sein. Die FAQ sind sehr hilfreich und lassen viele “Fehler” vermeiden.

Damit Sie einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente haben, empfiehlt es sich diese auf Ihren Rechnern zu speichern.  Bitte nutzen Sie für Projektzwecke ausschließlich diese Dokumente.

Sollten Sie Rückfragen zum Antragstellungverfahren und/oder der Abrechnung haben, so melden Sie sich bitte gern. Rechtzeitig gestellte Fragen ersparen den Mehraufwand im Nachhinein – also zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren: participate@avicenna-studienwerk.de 

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